Qui traite vos données ?
Cette politique concerne le site de présentation de Remail et l’application qui vous permet de consulter, organiser et traiter vos emails. Le responsable du traitement est l’entité qui édite Remail.
- Éditeur
- Y SaS
- Forme juridique
- Société par actions simplifiée à associé unique
- Capital social
- 100 €
- Siège social
- 122 rue Amelot, 75011 Paris, France
- Immatriculation
- 104 458 583 RCS Paris
- Contact confidentialité
- rafik@notefield.work
Les données concernées.
Les données traitées dépendent des comptes que vous connectez, des autorisations que vous accordez et des fonctionnalités que vous utilisez.
- Votre compte : nom, adresse email, photo de profil lorsqu’elle est fournie, préférences et identifiants nécessaires à la connexion.
- Vos emails : expéditeurs, destinataires, objets, contenu des messages, conversations, dates, catégories, états et pièces jointes nécessaires aux fonctions utilisées.
- Vos actions dans Remail : catégories créées, brouillons, recherches, résumés, réponses proposées et préférences de traitement.
- Les intégrations : informations de calendrier ou de contacts, uniquement lorsqu’une fonction activée et les permissions accordées en permettent l’accès.
- Le fonctionnement du service : jetons d’autorisation, données de session, journaux techniques, informations sur le navigateur et données de diagnostic.
- La facturation, si vous souscrivez : formule, statut d’abonnement, références de paiement et informations de facturation. Les informations de carte saisies dans le parcours de paiement sont traitées par le prestataire de paiement.
La connexion à Google ou Microsoft passe par leur procédure d’autorisation. Vous ne communiquez pas votre mot de passe Gmail ou Outlook à Remail. Les jetons d’accès permettent ensuite de réaliser les opérations autorisées.
Le formulaire de contact vous demande votre prénom, votre nom, votre adresse email et votre message. Vous pouvez également laisser un numéro de téléphone, facultatif, avec son indicatif pays. Ces informations servent à répondre à votre demande ; elles ne vous inscrivent pas à une newsletter.
Dans la version actuelle du site, le formulaire prépare un email dans votre messagerie. Vos saisies restent dans la page jusqu’à cette action et ne sont pas sauvegardées après son rechargement. Le message ne nous est transmis que lorsque vous l’envoyez depuis votre messagerie. Le lien email direct fonctionne de la même façon.
La réservation d’une démo s’effectue sur une page externe de réservation, ouverte uniquement lorsque vous cliquez sur le lien. Les informations saisies servent à organiser le rendez-vous ; ce service applique également sa propre politique de confidentialité.
Pourquoi nous les utilisons.
- Fournir les fonctions demandées
- Connexion, synchronisation, affichage, recherche, classement, résumés et assistance à la rédaction. La base juridique est l’exécution du contrat pour les traitements nécessaires au service choisi.
- Gérer votre abonnement
- Suivi des droits d’accès, paiements, factures et demandes associées, sur la base du contrat et des obligations légales applicables.
- Protéger et maintenir le service
- Prévention des abus, résolution des erreurs et assistance, sur la base de notre intérêt légitime, dans le respect de vos droits et de la minimisation des données.
- Mesurer l’usage ou vous adresser des communications facultatives
- Lorsque votre consentement est requis, le traitement doit dépendre de votre choix. Un refus ne doit pas vous empêcher d’utiliser les fonctions qui n’en dépendent pas.
L’autorisation technique donnée à Google ou Microsoft ne constitue pas, à elle seule, un consentement général à tous les usages de vos données.
Les demandes de contact sont utilisées pour vous répondre et organiser l’échange demandé. Selon leur objet, le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à votre demande, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime à répondre aux questions. Une demande de démo ne vous inscrit pas automatiquement à une newsletter.
La place de l’IA.
Remail utilise l’IA pour analyser et classer des conversations, en résumer les éléments utiles et proposer des brouillons. Selon l’action, le contexte peut comprendre des messages, des extraits de pièces jointes, vos consignes et des éléments pertinents retrouvés dans votre compte.
Les fonctions IA utilisent un prestataire de traitement spécialisé. Les informations nécessaires à une requête lui sont transmises, puis les résultats utiles peuvent être conservés dans Remail pour être affichés ou retrouvés.
Les contenus de vos emails ne sont pas destinés à entraîner un modèle généraliste. Le prestataire actuellement utilisé indique que les prompts et réponses des modèles concernés ne servent pas à entraîner les modèles de base. Des traitements de sécurité et de prévention des abus peuvent néanmoins s’appliquer selon le service et sa configuration.
Une suggestion peut être inexacte. Vous pouvez relire et modifier vos brouillons avant de les envoyer. Les fonctions de classement et d’assistance ne sont pas destinées à prendre des décisions produisant des effets juridiques à votre égard.
Les données obtenues via les API Google sont soumises à la Google API Services User Data Policy (nouvel onglet), notamment aux exigences « Limited Use » qui encadrent leur utilisation et leur transfert.
Les destinataires.
Les personnes autorisées à exploiter le service ou à répondre à une demande d’assistance peuvent accéder aux données nécessaires à leur intervention. Les prestataires interviennent selon leur rôle et les fonctions activées.
- Hébergement et stockage : exploitation du site et de l’application, stockage des données nécessaires au service et services techniques associés.
- Traitement IA : traitement des messages, extraits et consignes nécessaires aux fonctions IA que vous utilisez.
- Messagerie et intégrations : connexion et échanges avec les comptes et services que vous reliez à Remail, selon les permissions accordées. Ces fournisseurs appliquent aussi leurs propres politiques.
- Paiement et facturation : gestion des abonnements, références de paiement et informations de facturation lorsqu’un parcours payant est utilisé.
- Mesure d’usage : pages visitées, actions, données générales sur l’appareil et replays masqués ; après accord sur le site public et par défaut dans l’application.
- Diagnostic et assistance : journaux et informations techniques nécessaires à la résolution des erreurs et aux demandes d’assistance.
- Réservation de démonstrations : informations que vous saisissez sur la page externe de réservation pour organiser le rendez-vous demandé.
Des données peuvent également être communiquées lorsqu’une obligation légale ou une demande juridiquement fondée l’exige. L’accès à votre boîte mail n’autorise pas sa vente ni son utilisation pour du ciblage publicitaire.
À finaliser : la liste contractuelle des prestataires actifs, leurs rôles, les données qu’ils reçoivent et leurs durées de conservation. La présence d’un outil dans le code ne suffit pas à établir sa configuration en production.
Où vont vos données ?
La localisation du stockage et celle du traitement d’une requête peuvent être différentes. Une ressource hébergée en Europe ne garantit pas que chaque opération soit réalisée uniquement dans l’Espace économique européen.
Lorsqu’un traitement implique un transfert hors de l’EEE, il doit reposer sur un mécanisme autorisé par le RGPD, par exemple une décision d’adéquation applicable ou des clauses contractuelles types assorties des mesures nécessaires.
À confirmer avant publication : les pays ou zones de traitement, les mécanismes effectivement applicables à chaque prestataire et la façon d’en obtenir une copie. Cette version ne promet pas un hébergement ou un traitement exclusivement européen.
Les durées de conservation.
Les données doivent être conservées pendant la durée nécessaire à leur finalité. Les informations relatives à un litige ou à une obligation légale peuvent nécessiter une conservation distincte, avec un accès limité.
- Compte, emails synchronisés et résultats IA
- Pendant l’utilisation du service, puis selon la procédure de clôture et de suppression. Le délai d’effacement reste à confirmer.
- Jetons de connexion
- Pendant la connexion autorisée. La révocation chez le fournisseur peut empêcher les accès futurs sans effacer automatiquement les copies déjà synchronisées.
- Journaux et diagnostics
- Durées précises à fixer selon leur finalité, leur contenu et les outils utilisés.
- Sauvegardes
- Effacement selon les cycles de rotation ; les délais applicables restent à confirmer pour l’environnement utilisé.
- Facturation et obligations légales
- Conservation selon les obligations comptables, fiscales et de preuve applicables.
Déconnecter un compte, révoquer une autorisation, résilier un abonnement et demander l’effacement des données sont des actions différentes. Les données détenues par Gmail ou Outlook restent soumises aux règles de votre fournisseur.
Les échanges liés à une demande de contact ou de démonstration sont conservés le temps de traiter la demande et son suivi. La durée d’archivage éventuelle de ces échanges reste à fixer et à documenter.
La sécurité.
La protection repose notamment sur les mécanismes d’authentification, la gestion des autorisations, la limitation des accès techniques et la sécurisation des échanges. Les mesures doivent être adaptées à la sensibilité des messages et des pièces jointes.
Aucun service ne peut garantir une absence absolue de risque. En cas de violation de données, les obligations d’évaluation, de notification à l’autorité et, lorsque les conditions sont réunies, d’information des personnes concernées s’appliquent.
Cette politique ne revendique pas de certification ni de chiffrement de bout en bout. Les contenus nécessaires à une fonction IA sont accessibles au traitement qui l’exécute.
Vos droits, vos choix.
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir.
Vous pouvez aussi retirer les autorisations de Remail depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google ou Microsoft. Cela ne supprime pas nécessairement les données déjà conservées par Remail ; une demande d’effacement peut être nécessaire.
Les demandes sont traitées dans les délais du RGPD, en principe dans un mois, avec une prolongation possible dans les cas prévus par les textes et après information. Une vérification proportionnée de votre identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.
Le contact à utiliser figure dans la section « Qui traite vos données ? ». Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL (nouvel onglet) ou à l’autorité de contrôle compétente.
Les mises à jour.
Cette politique peut évoluer avec les fonctionnalités, les prestataires ou la réglementation. La version applicable doit être datée et les changements importants portés à votre connaissance. Un nouveau traitement nécessitant un consentement ne peut pas être autorisé par la seule modification de ce texte.
Les règles d’utilisation de Remail sont présentées dans les conditions d’utilisation.